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常用公文文种及格式概要

一、常用公文文种

1.决定适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机构不适当的决定事项。

2.公告适用于向社会宣布重要事项或者法定事项。

3.通告适用于公布在一定范围内应当遵守或周知的事项。

4.通知适用于批转下级机构的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机构办理和需要有关单位周知或执行的事项；任免人员等。

5.通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。

6.报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

7.请示适用于向上级机关请求指示、批准。

8.批复适用于答复下级机构请示事项。

9.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

10.函适用于对不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

11.会议纪要适用于记载传达会议情况和议定事项。

二、公文格式要素

公文一般由眉首、主题、版记等部分组成。

1. 眉首包括公文序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。根据英国威廉希尔公司_williamhill威廉希尔-中文网站：实际因公文序号、秘密等级和保密期限、紧急程度在公文中很少用到，在此不作详述；

2. 主题包括标题、主送机关、正文、附件、附注、成文日期、印章等；

（１）公文标题　

公文标题由发文机关、事由和文种三部分组成，发文机关一般情况下可省略，公告或某些内容十分简单的公文有时可省去事由。

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（２）主送机关

主送机关是指接受、办理公文的单位，对全院发文、主送机关使用：“各党（总）支部”或“各处室、系（部）”；报送上级的公文，一般只写一个主送机关；如需同时报送其他机关，可用“抄报”形式，以免造成责任不清，延误工作；主送机关应写在正文之前，标题之下。

（３）公文正文

正文的基本要求是，简明扼要、条理清楚、符合实际、合乎文法、准确地表述发文的主要精神。正文的开头，一般应简要说明发文的原则或目的，以提示阅读者注意。

正文的内容多需要分条款时，习惯的做法按层次标以序号，分别依次使用：“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。

正文的结尾是对受文机关提出的总要求，一般根据公文种类、性质和行文关系使用通用简语。

（４）附件

公文如有附件，在正文下空一行左空２字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件”：１．×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件首页左上角１行顶格标识“附件.”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第１行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。

（５）成文时间

成文时间的确定，除会议决议以通过的日期为准外，一般应以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发的机关负责人的签发日期为准。年月日要具体完整，不得略写和遗漏。

（６）印章

单一行政机关（部门）制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右均匀分布；主办机关印章在前。